Home / Suchmaschinen / Von der Zettelwirtschaft zur Digitalisierung

Von der Zettelwirtschaft zur Digitalisierung

Die Buzzwords im Jahr 2017 sind Work 4.0 und Digitalisierung. Doch die Digitalisierung wird von vielen Mittelständlern als ein Thema der IT-Abteilung angesehen. Das ist ein Fehler, denn davon sind sämtliche Unternehmensbereiche betroffen. Eine Schlüsselstellung nimmt dabei sogar das Marketing ein.

Der Mittelstand und die Digitalisierung

Die kleinen und mittelständischen Unternehmen machen rund 99,95 % aller deutschen Unternehmen aus. Die große Frage, die sich stellt, sind sie für die Zukunft gewappnet? Durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen erhalten die Unternehmer enorme Chancen, aber trotzdem sind sie verunsichert.

Es ist fast nicht möglich, in der alltäglichen Zettelwirtschaft den Überblick zu bewahren. Schnell können Aufträge untergehen oder sogar komplett verloren gehen. Doch sind alle Projekte digital zugänglich, dann ist es möglich, das die Mitarbeiter bspw. auf der Baustelle oder im Büro zu jeder Zeit auf alle Projektinformationen zugreifen können. Damit bleibt mehr Zeit, sich effektiv mit Kunden zu beschäftigen und neue Aufträge einzuholen. Das bedeutet, dass das gesamte Team effizienter zusammenarbeiten kann und auch die Kunden profitieren davon. Doch nicht nur bei der Projektbetreuung ist die Digitalisierung ein Trend, sondern auch die digitale Buchhaltung und diese entwickelt sich von einzelnen Tools zu ganzen Plattformen.

„Alexa, sag mir wie das Wetter wird, ich möchte meine Wäsche draußen trocknen und muss Kekse kaufen“

Solche Fragen und andere Konversationen mit Computern zeigen, dass es möglich ist einzelne Prozessschritte auf einer einzigen Plattform miteinander zu verknüpfen. Diese Abfrage erfolgte über Alexa-Device, die Wetterabfrage über eine Wetter-Plattform und die Bestellung des Produktes über einen Service wie bspw. Amazon. Vielleicht ist sogar noch eine Solar-Strom-App im Smart-Home verknüpft, durch eventuell die Wäsche mit der höchsten Effizienz gewaschen wird.

Das was für den privaten Haushalt durch Alexa, Siri & Co. bereits im Alltag angekommen ist, das wird auch immer mehr für die Unternehmen zur Realität. Künftig wird mit Plattformen gearbeitet, auf denen verschiedene Datenströme zusammenlaufen, anstelle von individuellen Lösungen für einzelne Use-Cases.

Auf der Basis von Finanzdaten smarte Entscheidungen treffen

Vor allem die kleinen Unternehmen habe es nicht leicht. Denn hier ist die Liquidität nicht im Überfluss vorhanden und auch die Kunden stehen nicht Schlange, um Ihr Geld zu verschenken. Es sind harte harte Arbeit und smarte Entscheidungen erforderlich, um ein kleines Business aufzubauen und wachsen zu lassen. Für jedes Unternehmen sind die Finanzen der Ausgangspunkt für wichtige Entscheidungen. Doch damit diese besser getroffen werden können, müssen die finanziellen Daten stetig ordentlich und vollständig vorliegen. Die Basisaufgaben sind Rechnung schreiben, Rechnungseingang, Zahlungserfassung etc. und eben das kann elektronisch ausgeführt werden.

Eine Rechnung manuell zu erfassen ist oftmals zeitaufwendig und besonders wenn es sich um eine einzelne Rechnung handelt. Dazu kommt, dass die Ergebnisse bei der manuellen Bearbeitung auch oftmals fehlerhaft sind und es nicht möglich ist die Rechnungen auszuwerten. Aufgrund dessen ist es ratsam, eine digitale Rechnungsverarbeitung vorzunehmen und so alle Probleme auf einen Schlag zu beseitigen. Erhält der Unternehmer eine Rechnung, dann wird dieser elektronische Rechnungseingang direkt dokumentiert das System verarbeitet jeden einzelnen Schritt.

So ist es dem Unternehmen möglich, dem Audit-Trail zu folgen, wann immer von der Finanzsoftware Informationen über die elektronische Rechnungsverarbeitung vorzunehmen.

Ebenfalls im Fokus der Unternehmer sollte die digitale Personalakte stehen. Jedoch ist hier das Ganze nicht ohne: denn damit sind Nutzen und Risiken verbunden.

Die digitale Personalakte: Sie ermöglicht eine fälschungssichere Archivierung

Eine digitale Personalakte ermöglicht es den Unternehmen, über jeden einzelnen Beschäftigten Daten zu sammeln und so fälschungssicher zu archivieren. Jedoch müssen die Dokumente, die abgespeichert werden, müssen den Originalen in Papierform entsprechen, da nur so eine richtige Erfassung der Daten gewährleistet ist.

Die Speicherung erfolgt über spezielle Systeme, die für die Erstellung von digitalen Personalakten programmiert wird. Aus der Sicht der Unternehmer bietet die elektronische Personalakte Vorteile, bspw. in der Erleichterung auf den Zugriff von Personalakten und der Einsparung von Lagerungsräumen, der Papierakten. Es ist möglich, auf die genutzte Software von verschiedenen Standorten zuzugreifen.

Aber es gibt auch ein Risiko und dieses sehen die Betriebsräte in der Möglichkeit des Missbrauchs. Es hat den Anschein, dass die Systeme für die Erfassung der Mitarbeiterdaten anfällig sind für Angriffe Dritter und damit für Ausspähungen. Die Frage, die sich den Betriebsräten hier stellt, ist, wie es möglich ist diese Missbrauchsmöglichkeiten zu reduzieren, um so die Daten der Beschäftigten zu schützen, und ebenfalls geht es darum, welche Daten überhaupt elektronisch erfasst werden dürfen.

Die Digitalisierung macht dem Arbeiten mit Papier ein Ende

Fazit ist, dass die Digitalisierung von Rechnungsverarbeitung und der Personaldaten dem Arbeiten mit Papier zum größten Teil ein Ende setzt. Sicherlich lässt sich nicht alles Digitalisieren, aber dennoch werden sich die Ablagearbeiten verringern und die Aktenschränke werden sich massiv verkleinern. Damit wird zugleich die Suche nach Informationen erheblich verkürzt und Entscheidungen vereinfacht. Durch die Vorteile des Raum- und Zeitgewinns können Kapazitäten freigesetzt und entsprechend anders eingesetzt werden. Auch die Druck- und Papierkosten werden durch die Digitalisierung erheblich gesenkt.

Eine entsprechende Software kann also die administrativen Arbeitsabläufe verschlanken und dabei behilflich sein, Kosten zu sparen und dazu beitragen den Gewinn zu steigern.

Hier nachlesen ...

Auch anonyme Browser-Verläufe gefährden Privatsphäre

Auch ein vermeintlich anonymer Browser-Verlauf gefährdet die Privatsphäre, wie eine Studie der Universitäten Princeton und …

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.